Le métier d’Office Manager : guide complet

Office Manager : définition

Office Manager est une profession qui a pour cœur de métier d’aider le dirigeant dont on est le bras droit à concevoir, mettre en œuvre et évaluer les processus de travail au sein de l’entreprise afin d'améliorer son efficacité et sa productivité. C’est un métier qui est une évolution moderne de l'assistant de direction.

La multiplication des annonces de recrutement d’Office Manager est là pour le prouver, c’est un métier en pleine expansion ! Même si les compétences ne sont pas toujours véritablement définies, il n’en reste pas moins qu’il est désormais bien difficile de se passer de ce poste dans beaucoup de petites et de moyennes entreprises, mais aussi dans la plupart des startups.

Dans cet article, nous allons donc vous expliquer en quoi consiste le quotidien d’un Office Manager et nous vous dirons aussi comment devenir cet homme ou cette femme aux tâches si multiples…

I] Office Manager : tout comprendre en 2 minutes

Nous allons le voir, si les contours de cette profession ne sont pas toujours définis, il en est de même pour l’intitulé du poste. Si beaucoup – et surtout dans les startups – ont désormais définitivement opté pour l’appellation anglaise d’Office Manager, d’autres préfèrent encore des titres plus traditionnels comme assistant(e) de direction ou encore responsable des services généraux. Pour autant, il n’en reste pas moins que derrière ce poste se cache un quotidien et une multitude de tâches à effectuer. Description…

En quoi consiste le quotidien de l’Office Manager

Au débutant d’une journée d’Office Manager, il y a fort à parier que vous vous direz que vous n’aurez pas assez de temps pour tout faire ! Et pour cause, c’est un métier qui recouvre des tâches extrêmement variées. Et surtout, vous devrez vous adresser simultanément aux clients, aux fournisseurs, mais aussi évidemment au personnel et à la direction dont vous êtes le bras droit…

En effet, l’une des missions essentielles de l‘Office Manager est bien de soulager le dirigeant de l’entreprise de certaines responsabilités telles que la gestion des services généraux ou encore la gestion administrative du personnel.

Pour autant, ne nous y trompons pas, si ce métier se rapproche de celui d’assistant de direction, ses missions sont beaucoup plus larges. Bref, l’Office Manager est un « super assistant », la preuve avec les tâches régulières de ce métier…

Les missions et les tâches principales

Responsable du bon fonctionnement de l’entreprise et coordinateur de celle-ci, l’Office Manager accumule les tâches. Cela va du traitement du courrier à la réception des appels en passant par l’organisation de l’agenda du dirigeant, mais aussi les commandes de fournitures de bureau, le travail administratif des différents services et la trésorerie…

Mais disons-le tout net, l’Office Manager a les tâches que décide de lui confier son supérieur hiérarchique ! Ajoutons-y donc souvent :

– La Communication interne et externe,

– Le reporting,

– La gestion des services généraux,

– Le suivi des budgets,

– La gestion de la trésorerie,

– L’organisation et la gestion des réunions,

– La mise en place du team building et des séminaires,

– L’accueil des nouveaux salariés, etc.

Quelles entreprises recrutent des Office Manager

Dans quel genre d’entreprise trouve-t-on ces couteaux suisses que l’on appelle des Office managers ?

Aucun secteur en particulier car l’Office Manager a su trouver sa place dans la plupart des secteurs de l’économie. En fait, c’est en général plutôt le titre qui change. En règle générale donc, vous serez Office Manager si vous travaillez dans le digital, les médias et plus globalement dans le tertiaire, mais on préfèrera encore des titres plus traditionnels (assistant(e) de direction ou responsable des services généraux) dans les autres domaines d’activité.

Autre facteur très important, la taille de l’entreprise. Vous aurez plus de chance de décrocher un poste d’Office Manager dans des structures de 10 à une centaine de salariés. Au-delà, il y a fort à parier que votre travail soit réparti sur différents postes : assistant de direction, responsable des services généraux, Chief Happiness Officer, etc !

Et si les affaires prospèrent et que votre entreprise grandit fortement, votre profil d’Office Manager évoluera sans doute vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier (RAF) ou encore de responsable des services généraux.

II] Comment devenir Office Manager ?

Nous venons de le voir, l’Office Manager est une profession aux contours encore un peu flous, pas étonnant donc qu’il en soit de même concernant les formations pour y parvenir et la fourchette de salaires…

Les compétences requises pour devenir Office Manager

Tout le monde peut-il devenir Office Manager ? Evidemment non ! Il existe en effet des compétences essentielles à avoir pour pouvoir assumer l’étendue des tâches à accomplir…

On passera rapidement sur le sujet, mais c’est essentiel, il faut tout d’abord avoir des nerfs d’acier tant il faut être à la fois au four et au moulin, mener de front tant et tant de missions !

Parmi les traits de caractères essentiels, on distinguera donc évidemment la polyvalence, l’autonomie et l’ouverture d’esprit. Disons aussi que vous devrez savoir prioriser les demandes et avoir un excellent relationnel.

Précisons également que l’informatique et surtout le Pack Office ne devront pas avoir de secret pour vous. Il est aussi recommandé de parler une ou plusieurs langues, mais en tout cas l’anglais semble indispensable… tout comme un français irréprochable !

N’oublions pas enfin que l’Office Manager est aussi le baromètre de l’ambiance et même de la motivation qui règne dans une entreprise. D’ailleurs, dans de nombreuses startups, l’Office Manager cumule souvent également son poste avec celui de Chief Happiness Officer (CHO).

Les formations permettant de devenir Office Manager

Quelles études suivre pour devenir Office Manager ? Vaste question !

Première constatation, il est possible de faire ce métier sans avoir fait les études particulières. En effet, c’est un métier qui repose avant tout sur une tête bien faite aux qualités entrepreneuriales aiguisées. Pour autant, on remarquera que les entreprises exigent généralement une formation Bac +2 minimum pour pouvoir espérer être choisi par l’employeur…

Néanmoins, face au développement des besoins des entreprises en matière de « chef d’orchestre pluridisciplinaire », certaines formations ont vu le jour et/ou d’autres se sont adaptées pour répondre au marché. Ainsi, pour devenir Office manager, vous pouvez désormais vous former en suivant les BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI, mais aussi certaines licences et masters en Management.

Rémunération et évolutions professionnelles possibles

Là encore, pas de véritable grille salariale pour cette profession pour le moins polymorphe. En effet, comme chaque structure a sa propre définition de l’Office Manager, chaque entreprise a aussi sa propre grille de rémunération. Pour autant, si l’on analyse les offres d’emploi et l’évolution des salaires des Office Managers au sein des sociétés, on peut faire plusieurs remarques :

Premier élément de réponse, en début de carrière, un Office Manager débutant gagne généralement entre 26 et 32 000€ brut par an, un office Manager intermédiaire entre 32 et 40 000€ et un Office Manager confirmé peut gagner plus de 50 000€ brut annuel.

Disons tout de même que pour obtenir un salaire brut de plus de 50 000€, il faut soit avoir un profil extrêmement expérimenté, soit travailler dans une entreprise internationale, soit avoir réussi à agréger à ses missions premières de nouvelles tâches au sein de son entreprise. Un salaire conséquent qui peut aussi découler d’enjeux particuliers comme le besoin de confidentialité ou d’une stratégie d’entreprise particulière.

Vous voilà au fait d’un métier en devenir…

Et si en tant qu’Office Manager vous offriez à votre entreprise une expérience unique en matière de solutions d’affaires ? Pour cela, rapprochez-vous d’Alex & Alex qui aident les Office Manager à améliorer la qualité de vie de leurs collaborateurs. Alex & Alex propose en effet des solutions de convivialité au bureau (fruits, café, thé et en-cas variés) réservées aux professionnels et adaptées au besoin de tout type d’entreprises…