Le co-walking : des réunions productives et efficaces tout en marchant

Que l’on appelle cela le co-walking, le walking meeting ou encore le walk and talk, voilà bien l’une des innovations les plus intéressantes en matière de management : une réunion 3.0 qui fait du bien au corps et à l’esprit tout en boostant le dynamisme des entreprises !

Le principe ? Se réunir, dialoguer et décider tout en marchant ! Une activité qui permet ainsi de titiller les neurones tout en bannissant la sédentarité tant redoutée par les salariés…

Alors, grâce au walk and talk, enfin des réunions productives ? C’est ce que nous allons voir dans cet article qui vous expliquera en détails les bienfaits de cette nouveauté entrepreneuriale et la façon de l’organiser…

I] Le co-walking : l’alternative à la réunion conventionnelle

Le moins que l’on puisse dire, c’est que la réunion n’a pas bonne presse dans les couloirs de la plupart des entreprises. Pour preuve, selon un récent sondage d’OpinionWay, seulement 52% des salariés considèreraient les réunions traditionnelles comme productives !

C’est pourquoi, en parallèle avec la préoccupation grandissante pour le bien-être au travail, ce sont développées les réunions en marchant ! Retour sur une révolution managériale…

Pourquoi les gens détestent les réunions

Eh oui, bien difficile de motiver ses collaborateurs à participer à une réunion et les raisons sont nombreuses. En premier lieu, le caractère chronophage de celles-ci ! En effet, compliqué d’avancer sur ses propres dossiers lorsque l’on est dans une entreprise qui a la réunionite aigue…

Et quand on ajoute à cette liste de défauts qu’il faut y supporter des collègues avec lesquels on n’a pas d’atomes crochus, qu’il y a toujours quelqu’un en retard, que l’on met de longues minutes à trouver une salle vide et que ces réunions s’éternisent ensuite, rien ne rend vraiment ces réunions « old school » attractives !

Car oui, nous sommes à l’air de la digitalisation de l’économie et pourtant nous continuons bien souvent à mettre sur pied des réunions comme dans les années 1980…

Le co-walking : la réunion qui marche

Fort heureusement, depuis quelques années se développe le co-walking, mis en lumière par l’un des adeptes du concept, le fondateur de la mastodonte firme américaine Apple, Steve Jobs :

le co-walking : définition

Le co-walking ; que l’on nomme également walking meeting ou encore walk and talk ; est une réunion en petit comité (pas plus de 4 personnes) que l’on pratique en marchant. Une idée qui trouve ses origines chez des penseurs comme Freud ou Aristote qui vantaient les bienfaits de la marche sur la pensée. Une réunion en mouvement qui favorise ainsi la communication et la créativité

Les réunions traditionnelles sont-elles improductives ? Oui, si l’on en croit une enquête réalisée par OpinionWay qui affirme que seulement une réunion sur quatre aboutissent à une prise de décision ! Alors, voici les 3 bonnes raisons d’essayer la réunion en co-walking…

Marcher côte à côte favorise l’échange

Mettre en place une réunion en co-walking vous permet de changer d’air. Quoi de mieux en effet que de quitter son bureau ou sa salle de réunion surchauffée pour se régénérer ?

Ainsi, cette délocalisation et cette marche en petit comité vont accroitre la productivité et, plus intéressant encore, l’échange… ce qui est parfois très difficile à mettre en place lors d’une réunion plus formelle !

Être à l’extérieur va aussi vous permettre de sortir du formalisme et c’est parfois nécessaire pour que votre collaborateur puisse dire à son manager ce qu’il a vraiment sur le cœur ! C’est en tous cas plus simple qu’en tête-à-tête ou en large comité dans une salle de réunion…

Bref, si en ballade les liens hiérarchiques ne sont pas abolis, ils sont au moins amoindris ! Autrement dit, être debout et marcher permet d’être au même niveau…

La distance avec le bureau stimule la créativité

Être en dehors de son lieu de travail, stimule évidemment la créativité et la pensée. Même chose pour la marche, c’est en tout cas ce que confirme une étude récente des chercheurs de l’université américaine de Stanford.

Cette expérimentation, faite sur près de 200 étudiants, a ainsi démontré que marcher quelques minutes avant de faire le test de Guilford (test destiné à évaluer la capacité d’imagination) augmentait de 60% la production d’idées nouvelles de ces étudiants… une créativité qui se poursuit d’ailleurs quelques minutes après le retour en position assise !

Pourquoi un tel résultat ? Les chercheurs de l’Université des Hautes-Terres du Nouveau-Mexique ont peut-être trouvé la solution. En effet, ils ont démontré que la pression du pied sur le sol augmentait l’apport de sang au cerveau, permettant à celui-ci de mieux fonctionner car mieux oxygéné !

Le co-walking est une arme contre la sédentarité

En effet, rappelons que la sédentarité est l’un des fléaux du siècle ! Pas facile si l’on est en permanence derrière un bureau de faire les 10 000 pas quotidiens préconisés par l’OMS (Organisation mondiale de la Santé) pour se maintenir en bonne forme physique…

Les chiffres sont d’ailleurs dramatiques : la sédentarité causerait plus de 5 millions de décès par an dans le monde ! Il est donc urgent de se prendre en main et, en ce sens, le co-walking est un outil redoutable pour retrouver l’envie de bouger…

Quels sont donc les bienfaits de la marche ?

– Évidemment, nos muscles sont les premiers bénéficiaires de cette activité physique. 4 heures de marche par semaine réduiraient le risque de fracture de la hanche de 43 %.

– Et comme on l’a vu, le deuxième grand bénéficiaire est le cerveau. Dans ce cas précis, 2 heures de marche par semaine auraient pour effet de diminuer le risque d’accident vasculaire cérébral de 30 %.

– C’est aussi tout bénéfice pour la mémoire : marcher durant 40 minutes trois fois par semaine aurait des effets protecteurs sur les zones du cerveau en charge de la mémorisation. Et les symptômes de la dépression seraient réduits de 36 %…

– Une étude a aussi démontré que le pancréas, dont la défaillance est à l’origine du diabète, fonctionnerait mieux après seulement 3 500 pas par jour ! Ainsi, le risque de diabète diminuerait de 29 %…

– Du côté du cœur, le risque de développer une maladie cardio-vasculaire baisserait aussi drastiquement dès la réalisation de 30 minutes de marche quotidienne !

Alors, vive le co-walking…

III] Comment organiser un co-walking efficace en 7 étapes

Vous êtes convaincu qu’organiser des walk and talk dans votre entreprise est une bonne idée ? Eh bien, le secret d’une réunion réussie, c’est évidemment sa préparation ! Laissez-nous donc vous expliquer comment faire pour que ce co-walking soit un succès…

#1 : Avez-vous vraiment besoin d’organiser un co-walking ?

Effectivement, c’est LA question à se poser ! Impossible de multiplier les réunions en co-walking comme on multiplie les réunions traditionnelles sinon, le ras-le-bol arrivera aussi très, très vite…

Il vous faut donc mettre sur pied une réunion en walk to talk uniquement s’il y a vraiment un problème à résoudre ou bien s’il est nécessaire de consulter une ou plusieurs personnes afin de prendre une décision.

Demandez-vous ainsi :

– Pourquoi organiser cette réunion ?

– Quel résultat voulez-vous obtenir ?

– Quelle information voulez-vous partager ?

– Quelle décision doit être prise ?

– Qui doit participer et quel sera le rôle de chacun ?

Ainsi, vous réduirez grandement le nombre de réunion et donc celles-ci auront de vrais résultats…

#2 : Définir les objectifs du co-walking

Et pour qu’il y ait de vrais résultats, encore faut-il pouvoir les mesurer ? Pour cela, il est essentiel de définir le but et les objectifs de la réunion…

Autrement dit, vous devez être capable d’écrire noir sur blanc ce que vous attendez de cette réunion en co-walking. Une bonne façon de hiérarchiser l’ordre du jour et de lister tous les thèmes à aborder !

Une fois que vous aurez fait cela, vous pourrez ainsi décider du parcours à emprunter : un circuit trop court et vous allez piétiner en bas de l’immeuble au retour car vous ne vous serez pas tout dit ; une promenade trop longue et il va falloir tuer le temps sur le chemin retour !

On le rappelle en balade ou en salle de réunion, ne dépassez pas l’heure de meeting car l’attention baisse naturellement dès 52 minutes…

#3 : Bien choisir les participants

Attention, comme pour une réunion traditionnelle, il est important en co-walking que les personnes invitées à la réunion y trouvent un véritable intérêt. Rien de pire que de se sentir inutile, de ne pas comprendre pourquoi on est là alors que l’on aurait pu avancer sur ces propres dossiers.

Avantage du co-walking : vous aurez tout de même gagné un grand bol d’air frais !

N’oubliez pas aussi que pour sélectionner les bons intervenants, votre meilleur outil est l’ordre du jour que vous venez de rédiger. Vous devrez choisir les personnes capables de vous donner toutes les analyses techniques dont vous avez besoin et aussi ceux qui devront mettre en action la décision prise !

On préconise en général de ne pas dépasser les 8 personnes pour une réunion dans une salle, baissez ce chiffre à 4 personnes en co-walking car il est difficile de marche à plus et surtout à arriver à se faire entendre de tous…

#4 : Définir la structure de la réunion

Pensez aussi à définir la façon dont vous allez structurer cette réunion en co-walking.

Vous souhaitez passer un message ou des informations, préparez un petit discours ou tout du moins décider de prendre la parole longuement au début ; vous voulez régler un problème, mais vous n’avez pas la solution, mettez en avant l’idée du brainstorming ; vous souhaitez en savoir plus sur vos collaborateurs, leurs envies et leurs motivations, improvisez-vous journaliste en leur posant de nombreuses questions !

Cela permettra vraiment que votre réunion ne soit pas un fiasco…

#5 : Choisir un lieu, un horaire et un parcours adaptés

Vous connaissez l’ordre du jour, les objectifs que vous souhaitez atteindre et les participants à ce walking meeting, il vous faut maintenant choisir le lieu, l’heure et le parcours adaptés à la longueur de la discussion :

– En tête en tête, peu de contraintes, en revanche si vous êtes 3 ou 4, prévoyez un parcours avec des chemins ou des trottoirs relativement larges.

– Attention au bruit, préférez une zone relativement calme, c’est évidemment plus agréable pour tout le monde…

– Préférez les réunion le matin car n’oubliez pas que de 14h à 16h, notre cerveau est beaucoup moins alerte… même en extérieur !

– Et afin que tout le monde soit là, pensez bien évidemment à prévenir tous les participants de façon officielle (par mail par exemple) avec un ordre du jour précis. Cela permettra souvent à chacun de commencer son propre brainstorming…

#6 : Comment diriger une réunion en co-walking

Voici à présent quelques conseils pour que ce walk and talk soit efficace :

– Respecter les horaires. Il est important que ce co-walking ne se transforme pas en matinée ou en après-midi de promenade afin que vos collaborateurs soient enclins à recommencer sans craindre de perdre leur temps !

– Respecter l’ordre du jour car rappelons-le, il vous faut vous concentrer sur l’objectif et éviter tous les hors-sujets…

– Pas toujours évident en marchant, mais essayez de ne jamais tourner le dos à l’un de vos collaborateurs ou tout du moins pensez régulièrement à avoir l’attention de chacun !

– Et ce n’est pas parce que le cadre est plus informel qu’à l’habitude qu’il ne faut pas établir des règles de comportement comme ne pas se couper la parole, s’écouter et participer avec fair-play et aucune agressivité aux débats !

– A vous aussi de bien distribuer la parole… personne ne doit pouvoir la mobiliser !

– A l’approche de la fin du walk and talk, n’oubliez pas aussi de résumer la réunion, de mettre en exergue les avancements afin de pouvoir prendre des décisions et avancer…

#7 : Comment prendre des notes durant une réunion en co-walking

Heureusement, la réussite d’un compte-rendu de réunion ne se joue pas à la prise de note car, avouons-le, ce n’est pas le plus simple en walk to talk…

Non, les règles sont finalement les mêmes que pour une réunion classique : écouter, comprendre ce qui se dit, sélectionner pour ne noter que l’essentiel !

Bien écouter est donc l’essentiel, mais sachez que la personne qui est désignée pour faire le compte-rendu doit avant tout se faire confiance. Autrement dit, ne notez pas tout sur votre téléphone portable, mais faites le tri. On vous assure, vous avez plus de mémoire que vous le croyez !

Pour le coup, le walking meeting permet parfaitement de synthétiser les pensées car il vous sera impossible de noter en permanence, au risque de trébucher par exemple !

Dernier conseil : faites votre compte-rendu immédiatement après le retour au bureau. Ainsi, vous n’oublierez rien de ce qui s’est dit d’essentiel…

Vous le voyez, le co-walking est une idée pleine d’avantages afin de développer la créativité et la productivité de vos collaborateurs. Un outil qui aide aussi au bien-être de vos collaborateurs, tout comme les services d’Alex & Alex. En effet, nous proposons des services de convivialité au bureau (fruits au bureau, café, thé, et en-cas variés), réservées aux professionnels et qui s’adaptent à vos besoins. Découvrez comment les solutions d’affaires Alex & Alex contribueront à améliorer le bien-être, le dynamisme et la santé de vos collaborateurs…